Одной из тем была: «10 правил построения оперативной системы управления” 

Ирина Никитина, российский топ-менеджер, коуч и ментор,  завершила серию вебинаров под названием “Управлять Легко» для владельцев малого и среднего бизнеса. Вебинары были посвящены ключевым аспектам эффективного управления, формирования команды и мотивации сотрудников. В ходе вебинаров были рассмотрены различные инструменты управления, разобраны кейсы участников вебинаров, даны практические рекомендации по решению задач управления. 

Ирина Никитина поделилась 10 правилами построения оперативной системы управления, которые помогут предпринимателям повысить эффективность работы компании. 

Есть базовые правила построения оперативной системы управления, которые облегчают работу компании.

У руководителя любого уровня оптимальное количество прямых подчиненных составляет 7 (+/-2). Превышение этого числа может привести к размыванию ответственности и ухудшению контроля. 

В организации не должно быть ситуаций, когда один сотрудник подчиняется сразу двум руководителям. Это может привести к конфликтам интересов и затруднить принятие решений. 

Все процессы должны быть четко описаны, включая конечную цель процесса, действия для достижения цели, контрольные моменты при выполнении, сроки выполнения и ответственных сотрудников. Это поможет избежать дублирования работ и улучшить координацию внутри команды. 

Операционные задачи должны быть отделены от тактических. Переговоры с клиентами, выбор поставщиков и условия работы с ними – это тактические задачи, требующие широкого спектра компетенций и высокого уровня вознаграждения. Операционные задачи, такие как выставление счетов и контроль оплаты, могут быть поручены операторам и ассистентам. 

В стандартной организации 80% задач операционные. Нужно исключить ситуацию, в которой высокооплачиваемый сотрудник выполняет процессы, не требующие компетенции его уровня.

Каждой должности должны быть определены соответствующие компетенции. При назначении сотрудника на должность необходимо проверить его компетенции по установленным критериям. 

Название должности должно соответствовать деятельности, которой занимается сотрудник. Например, менеджер по продажам должен быть ответственным за активные продажи, а операционист – за выставление счетов. Соответствие названия должности её содержанию позволяет  не платить дорого за функционал, не требующий высокого уровня компетенций.  

Многое выгодно отдавать на аутсорсинг! Регулярный анализ возможности передачи внешним специалистам например таких направлений как: IT, бухгалтерия или программирование. Также стоит периодически оценивать процессы на возможность автоматизации, что позволит оптимизировать работу и увеличить эффективность. 

Периодически оценивайте уровень загрузки сотрудников. Если задачи одного блока не дают 100% занятости, нужно объединить схожих задач и их передачи одному сотруднику. 

Все эти принципы помогут повысить эффективности работы компании. 

Управлять легко!

Больше о том, как “Управлять легко!”, читайте в Телеграм канале Ирины Никитиной “Управлять легко!” https://t.me/easy_to_manage